İş Kanunu’nda Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile Bildirim Düzenlemesi

Giriş

24 Temmuz 2025 tarihli ve 32518 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak aynı gün yürürlüğe giren 7555 sayılı Kanun ile, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 109. maddesinde önemli bir değişiklik yapılmıştır. Bu değişiklik, işverenler ile işçiler arasındaki yazılı bildirimlerin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden yapılabilmesine imkân tanımakta ve iş ilişkilerinde dijitalleşme yolunda önemli bir adım teşkil etmektedir.

Mevzuat Çerçevesi

4857 sayılı İş Kanunu m. 109 (Değişiklik Sonrası)

Yapılan değişiklikle maddeye eklenen hüküm uyarınca:

“Kanunda yazılı olarak yapılması öngörülen bildirimler, feshe ilişkin bildirimler hariç olmak üzere, işçinin yazılı onayı alınmak suretiyle kayıtlı elektronik posta sistemi üzerinden de yapılabilir. Bu kapsamda kayıtlı elektronik posta sistemiyle ilgili tüm giderler işveren tarafından karşılanır.”

Bu düzenleme ile;

• KEP üzerinden bildirim yapılabilmesi,

• Çalışanın yazılı onay şartı,

• Fesih bildirimlerinin istisna tutulması,

• Maliyet sorumluluğunun işverende olması,

hususları açıkça hükme bağlanmıştır.

Fesih Bildirimleri İstisnası

Mevzuat, fesih bildirimlerinin hâlen yazılı ve ıslak imzalı olarak yapılmasını zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle iş sözleşmesinin feshi, feshe bağlı hak ve yükümlülükler ile ilgili bildirimlerde KEP kullanılamaz. Bu istisna, fesih işlemlerinin ispatı ve geçerliliği bakımından Türk iş hukuku sisteminin temel güvencelerinden biri olarak korunmuştur.

KEP Yoluyla Bildirimlerin Uygulama Koşulları

1. Yazılı Onay Zorunluluğu

KEP üzerinden yapılacak tüm bildirimler için, işçinin açık ve yazılı onayı alınmalıdır. Onay belgesi, iş sözleşmesinden bağımsız olarak düzenlenmeli ve işçinin serbest iradesi ile imzalanmalıdır.

2. Maliyet Sorumluluğu

KEP sisteminin kurulumu, kullanımı ve gönderim ücretleri dahil olmak üzere tüm giderler işveren tarafından karşılanacaktır.

3. Teknik Güvenilirlik ve Delil Niteliği

KEP aracılığıyla yapılan bildirimler, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu çerçevesinde hukuki delil niteliğine sahiptir. Bu nedenle gönderim, teslim ve okundu kayıtlarının saklanması büyük önem taşır.

Diğer Yazılı Bildirimler ve Uygulamada Dikkat Edilecek Hususlar

Mevzuat yalnızca fesih bildirimlerini kapsam dışında bırakmıştır. Dolayısıyla;

• Bordro tebliği,

• Uyarı yazıları,

• Performans değerlendirme sonuçları,

• Çalışma koşullarındaki değişiklik bildirimleri,

gibi Kanun’da “yazılı bildirim” olarak öngörülen diğer hususlar, işçinin yazılı onayı mevcut ise KEP yoluyla gönderilebilecektir.

Bununla birlikte, bu belgelerin hukuki geçerliliği, ileride doğabilecek uyuşmazlıklarda ispat kolaylığı sağlanması amacıyla teknik kayıtların eksiksiz tutulmasına ve prosedürün mevzuata uygun şekilde yürütülmesine bağlıdır.

Sonuç

24 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe giren düzenleme ile, iş hukuku uygulamasında KEP üzerinden yazılı bildirim dönemi başlamıştır. Bu yenilik, iş süreçlerinde hız ve verimlilik sağlamasının yanı sıra, elektronik ortamda yapılan bildirimlerin hukuki geçerliliğini ve delil niteliğini artırmaktadır.

Ancak fesih bildirimleri bakımından getirilen istisna, uygulamada dikkatle gözetilmelidir. Ayrıca, yazılı onay prosedürü, teknik kayıtların saklanması ve sistemin güvenilirliği konularında titizlik gösterilmesi, olası uyuşmazlıklarda işverenin hukuki güvenliğini sağlayacaktır.